2008-05-12 03:50
- Computer Sweden:
Företag blundar för arkivering av digital information
Av
| 
Debatt
I övrigt framgångsrika företag säger sig ofta ha "tappat" affärsinformation i sina it-system. Ibland förloras informationen, ibland finns den men kan inte hittas, ibland hittas den men är i ett gammalt format. Känns det igen?
Klassificering och arkivering av information enligt policyer och processer är fortfarande sällsynt inom näringslivet. Det är lätt att skylla på it-avdelningen.
Men arkivering och spårbarhet är knappast bara en fråga för it-specialisterna utan berör hela verksamheten och därmed ledningen i allra högsta grad.
Arkivering av digital information är en verksamhetsfråga och inte ett it-projekt.
Företagsledningarna blundar dock för problemet. Jag träffar nästan dagligen it-ansvariga som vill ta ett helhetsgrepp på informationen men som inte får resurser och pengar till projekten. Det saknas tydliga regler och policyer för vilken information som ska sparas och hur länge – och tänk tanken: hur stor del av informationen borde vi egentligen inte spara alls utan helt enkelt ta bort?
När informationsvolymerna växer tvingas man till en ren överlevnadstaktik. Vi investerar i mer lagringsutrymme och sparar våra backuper under lång tid på ett band i en hylla.
Informationen fanns ju på bandet när vi tog backupen, men kan vi verkligen läsa den efter ett antal år.
Är informationen tillgänglig? Sökbar? Strukturerad? Nej, och därför blir den i praktiken värdelös.
Det här innebär också att lagringskostnaderna skjuter i höjden, eftersom man tvingas till tunga backuptagningar helt utan urskillning varje dygn. Ny, gammal, relevant, irrelevant information – allt snurrar runt i samma system med stora kostnader till följd och utan att vara sökbar eller tillgänglig på riktigt.
Det har länge funnits system för
e-postarkivering och dokumenthanteringssystem – men de omfattar bara en liten del av all data och mycket faller mellan stolarna.
Dagens dokumenthanteringssystem uppfattas dessutom som så krångliga att användarna ändå sparar dokumenten på filservrarna.
All information som uppstår i en verksamhet är naturligtvis inte intressant att arkivera. Men för att kunna avgöra det krävs ett helhetsperspektiv på informationen och ett tekniskt systemstöd för arkivering.
Lika viktigt är det med en policy för vad som ska sparas, varför och hur länge och dessutom ett regelverk för hur informationen ska klassificeras för att göras sökbar.
Att ta kontroll över informationen sker inte över en natt.
Det kräver ett grundligt förarbete och en väl anpassad arkiveringslösning.
Det finns många goda och beprövade metoder bland företag och myndigheter.
Framför allt krävs det att företagsledningen prioriterar verksamhetens affärsinformation.
OBS! Denna artikel är mer än tio dygn gammal och är därför stängd för vidare debatt.