Skörda mer med affärssystem | 2008-05-10 08:33 - Computer Sweden:

Låt dina affärer växa

Av |

Affärsfokus Affärssystemen är bland de vanligaste systemen i företag. För många är de elefanten som man bara ser delarna av. Nu har du chansen att förstå helheten - CS går igenom de viktigaste frågorna och svaren om vad affärssystem är.

Affärssystemet håller koll på vilka varor som efterfrågas och kan på så vis minska behovet av stora lagerytor.

Vad är ett affärssystem?

Affärssystem, eller enterprise resource planning, lever inte upp till sitt engelska namn. Glöm planering och resurser, eftersom det i praktiken inte handlar om någotdera.

Affärssystem handlar om att integrera företagets it-system, att ha ett system som servar alla företagets avdelningar och de anställdas olika behov.

Ambitionen är alltså hög: att bygga ett enhetligt program som sköter alla behov och hanterar alla resurser.

Före affärssystemen hade alla avdelningar och funktioner sitt eget system.

Varför ska man införa ett affärssystem?
Det finns fem grundläggande skäl till att installera ett affärssystem:

1. Integrera finansiell information. Ofta finns många olika versioner av sanningen i ett företag, där ekonomifolket har sin, säljet sin och affärs­enheterna sin.

Affärssystemen skapar en enda version av sanningen som inte kan ifrågasättas eftersom alla använder ett och samma system.

2. Integrera kundinformation.

I ett system kan allt från läggande av kundorder, färdigställande av leverans och fakturering ske.

Genom att all information finns i ett system, i stället för att vara spridd i mängder av olika system som inte kan kommunicera, kan företagen hålla koll på order, koordinera tillverkning, hantera lager och hantera leveranser från olika ställen samtidigt.

3. Standardisera tillverkningen.

Många tillverkningsföretag har mängder av fabriker och affärsenheter som använder olika metoder och system.
Affärssystemet kan standardisera tillverkningen, vilket sparar tid, ökar produktiviteten och minskar personalbehovet.

4. Minska lager.

Ett affärssystem gör att produktionen löper enklare och snabbare samt att det som sker blir mer synligt.

Därmed blir det möjligt att minska lagren, samtidigt som det blir enklare att planera leveranser till kund.

5. Standardisering av personal­information.

Framför allt i företag som har mängder av affärsenheter kan det vara svårt att ha en enhetlig metod för att hantera de anställdas tidredovisning.

Det kan affärssystemet hantera.

Vilka är fördelarna?

En integrerad ansats betalar sig snabbt om programmet är korrekt infört. En kundorder började tidigare som en papperslapp som gick från inkorg till inkorg. Följden blev försenade order, kostsam administration och fel.

Affärssystem bryter ned väggarna mellan personal, inans och tillverkning och ersätter dem med ett program. De flesta leverantörer låter användarna installera vilka moduler de vill.

Programmet ger företaget tillgång till processer för att hantera alla steg från orderhantering till fakturering. När en kundorder kommer in får den säljansvarige all information som behövs för att slutföra den, utifrån information i systemen för hantering av ekonomi, kundvård och lager.

Personal på olika avdelningar ser samma information och kan uppdatera den. När ett departement avslutar en order flyttas den vidare till nästa. Den som vill veta order- och leveransstatus behöver bara logga in.

Administrationen blir mindre, felen blir färre och det blir enklare att informera kunden om vad som gäller. Det förutsätter att alla gör sitt jobb, från ekonomiavdelning till säljansvariga. Det blir också lättare att hålla reda på kundernas betalningsförmåga när man lägger nya order.

Hur se till att systemet stöder affärerna?

Börja med att skaffa koll på hur företaget gör affärer och se till att det system som ska införas verkligen stöder det och den förändring man vill införa.

Främsta skälet till att företag överger stora affärssystemprojekt är just att de inte stöder företagets affärsprocesser.

Företagen kan antingen ändra sina processer för att stöda programmet, vilket betyder omfattande förändringar och kanske förlorade konkurrensfördelar, eller ändra programmen så att de stöder processerna, vilket innebär dyra anpassningar och risker för fel.

Det bästa är att göra så få anpassningar som möjligt. Då blir installationen rent tekniskt enklare, men den organisatoriska utmaningen kan bli desto större. Det gäller att inte underskatta komplexiteten och svårigheten med organisationsfrågor, utbildning och nya jobbroller.

Det gäller också att inte ha för bråttom med att fördelarna verkligen infriar sig. Enligt en studie från anaylsföretaget Gartner, där 63 bolag ingick, kunde de inte se att fördelarna började infrias förrän åtta månader efter att systemet installerats. I gengäld låg besparingen per företag då på 1,6 miljoner dollar.

Vilka är de dolda kostnaderna?

1. Utbildning.

Det är det som företagen är sämst på att budgetera inför. Kostnaderna är höga eftersom personalen måste lära sig nya processer. Kom ihåg att ekonomifolket kommer att använda samma information som säljarna och att båda grupperna är beroende av att den andra lägger in saker rätt. Därför måste alla användargrupper både förstå sin del och helheten.

2. Integration och testning.

Den stora svårigheten är att testa att olika moduler fungerar ihop. Ofta är det en fördel om man kan köpa färdig­integrerade funktioner. Att bygga själv är möjligt men ofta svårt.
3. Anpassning.

Det är den kostnadspost som är svårast att förutse. Att börja laborera med koden kan vara lika vanskligt som att försöka bygga om en nyköpt bil. Problemen är att anpassningar ofta påverka alla andra moduler. Vidare kan uppgraderingar bli en mardröm eftersom anpassningen måste göras om till en ny version. Ingen vet om det fungerar och inte heller om leverantören hjälper till om problem uppstår.

4. Datakonvertering.

Ofta ligger mängder av data i gamla system som måste konverteras. Ofta är data ”smutsiga”, alltså i en form som gör dem svåra att flytta eller använda, eller så är datakvaliteten låg. Även det är en kostnad som ofta underskattas.

5. Dataanalys.

Ofta måste data från affärssystemen kombineras med data från externa system. Affärssystemen är inte speciellt bra på att peka på vilka data som måste förnyas och uppdateras. Ett tips är att noga inventera vilka behov som finns innan posten för dataanalysen läggs in budgeten.

6. Konsulter.

Här gäller det att definiera mål för vad konsulterna ska uppnå. Använd olika sätt att mäta vad som ska uppnås i kontraktet och säkerställ att de konsulter som leverantören skickar verkligen är kunniga och erfarna inom sitt område. Annars kan det sluta med att du utbildar dem – inte tvärtom.

7. Rätt kompetens.

Det måste finnas en bra organisation som tar emot det färdiganpassade systemet – projektet kan inte avslutas när programmet är klart.

8. Startsträcka.

Man bör inte vänta sig att programmet börjar betala sig så fort det finns på plats. Tvärtom kan organisationen gå igenom en depression efter en stor installation. Enligt en studie från Deloitte Consulting avseende 64 Fortune 500-företag erkänner en av fyra att de upplever en minskning av prestationerna efter att systemet drogs igång.