Del två i serien om lagringshantering
| 2008-01-27 06:20
- Computer Sweden:
Ansvarsfull lagring drivs av lust
Av
| 
Lagring
Går det att få användarna att ta ansvar för sin egen
lagring? Erfarenhet och forskning visar att det inte alls är säkert. Vägen dit är lång och krokig.
Charlotte Wiberg är lektor i informatik vid Umeå universitet.
Vill du göra något för att it-chefen har bestämt det eller för att det dyker upp sköna lösningar som alla duktiga datoranvändare använder och tycker är kul?
Svaret är förstås enkelt. Vi drivs av det som är kul. Men det innebär inte att det arbetssättet är bäst för företaget.
Charlotte Wiberg är lektor i informatik vid Umeå universitet. Hon anser att forskarna konstaterat att inget av de två alternativen – tvingande regler eller inspirerande alternativ – kan sägas vara mer effektivt och bättre än det andra.
Snarare är det så att tvingande regler ofta möter högljudda protester först för att sedan snabbt gå över.
– Om du klipper till med hårda regler som gäller till exempel lagring, så får du alla datoromogna användare att skrika. Drar du ut på förändringen måste du jobba med informella ledare. Det är en mer smidig process men på sluttampen måste du ändå klippa till och köra den hårdare stilen.
Charlotte Wiberg säger att det alltid finns en grupp användare som, trots övertalningsförsök via smidiga alternativa it-lösningar, ändå inte förändrar sitt beteende förrän det är omöjligt att använda mejlen när inboxen är full.
Hon påpekar att det kan vara flera olika typer av profiler som har svårt att ta ansvar för sitt eget it-användande, typen som reser hela tiden i jobbet, den stressade eller någon som anser sig jobba med helt andra saker och inte tycker att it-användandet spelar någon roll.
– Jag tror det är viktigt att inte generalisera här, det är för lätt att skylla på ”dumma användare”. Anledningarna kan vara många, säger Charlotte Wiberg.
Det finns en annan problematik också. Så länge det finns en skillnad mellan nyttan för organisationen och nyttan för användaren kommer användaren inte att ta något ansvar. Hon eller han måste märka att det lönar sig att bry sig om sin lagring för att något ska hända.
– Folk kan vara beredda att få en lite lägre grundlön – om de kan få en bonus sen. Men när det gäller lagring tror jag sällan det finns någon belöning. Det enda som händer är att it-chefen inte blir arg på dig.
Henry Montgomery, professor i kognitiv psykologi vid Stockholms universitet, säger att det gäller att skapa system där användaren själv kan klara av att hålla koll på sin lagring. Hon eller han måste alltså få feedback: hur mycket det finns kvar av lagringsutrymmet, vilka filer som är tillåtna och vad det finns för lagringsalternativ till att bara trycka på delete-knappen.
Han tar sig själv som exempel.
– Min inbox var full och då funkade ingenting. Då gäller det att få tag på it-avdelningen, oavsett tid på dygnet. Om man kunde åtgärda problemet själv skulle det gå mycket enklare. Nog borde man kunna erbjuda användaren en enkel instruktion och papperskorg när inboxen blir full, säger Henry Montgomery.
Men vad är då bäst, moroten eller piskan?
– Både moroten och piskan måste vara konsekventa. Om piskan försvinner återgår alla till gamla beteenden. Moroten håller bättre om det är roligt, det förstärker beteendet, säger han.
– Att bara säga till och komma med allmänna uppmaningar funkar i alla fall inte. Det är som den där lappen i lunchköket som säger åt alla att hålla ordning. Ingen bryr sig, säger Henry Montgomery.
OBS! Denna artikel är mer än tio dygn gammal och är därför stängd för vidare debatt.